マニュアル室

会議の記録からマニュアル

決まりを手順にする時間

話し合って決めたやり方が、手順書になる

デモ動画：3回分の会議の記録から、いまの発送の手順書をつくる

※画面は再現イメージです。店名・内容は架空のものです。約1分10秒・音声が流れます（ナレーション：VOICEVOX:玄野武宏）。

発送のやり方は、毎月の会議で少しずつ決めてきました。議事録は残っていても、どれがいまの決まりなのかは、何回分もの記録を読み比べないと分かりません。人によって覚えている決まりが違っていました。

会議の記録を渡すと、いまの決まりだけで手順書のたたき台になります。途中で変わったところは消さずに残り、記録どうしの食い違いは確かめるように聞かれるので、どこを決め直すかが分かります。

会議の記録を渡す議事録やメモを、何回分でもそのまま渡します。どの回の記録か分かれば、書き方はそろっていなくても大丈夫です。

決定を拾い出す手順に関わる決定を、どの回で決まったかと一緒に拾い出します。ほかの話題は入れません。

いまの決まりで手順書にするいまの決まりを使って、番号つきの手順書にまとめます。途中で変わった決定は、古いほうも「変わったところ」に残します。

食い違いは人に確かめる記録どうしが食い違うところは、推測で選ばずに人に確かめます。決まりとして使うかを決めるのは人です。

導入のときに、材料にする会議の記録の範囲と、手順書を確かめて決まりにする人を決めておきます。

どこまで任せて、どこで止めるかは、御社の仕事に合わせて一緒に決めます。