秘書室
秘書室返事と段取りを、先に用意しておく。
返信、日程調整、夜の一次対応。返事に取られていた時間が、経営者に戻ります。
返す
メールを返す時間
朝、返信の下書きが
揃っている
組み直す
予定を組み直す時間
日程が変わっても、
表が追いつく
任せる
留守を任せる時間
寝ている間も、
AIが一次対応する
調べる
商談に備える時間
相手を知ってから、
会いに行ける
そのほかにお任せいただけること
スケジュール調整の連絡文
日程候補の提示から、確定のご連絡まで
デモ動画で見るお礼状・季節のご挨拶
相手ごとに文面を変えられます
デモ動画で見るお問い合わせへの返信文
よくある質問は型を用意しておきます
デモ動画で見るお詫び・お断りの文面
いちばん気を遣う文章こそ下書きから
デモ動画で見る電話メモの清書
走り書きを、あとから読める記録に
デモ動画で見る名刺の整理
溜まった名刺を、探せる一覧にします
デモ動画で見る長い資料・メールの要約
読む前に、要点だけ先に受け取れます
デモ動画で見る予定表・シフトのたたき台
条件をお伝えいただくと、原案が出てきます
デモ動画で見る過去のやり取りから提案の下書き
以前の会話を踏まえた内容になります
デモ動画で見る更新期限の管理
契約・保険・許認可の期限を、先にお知らせします
デモ動画で見る営業リストの整理
ばらばらの名簿をひとつにします
デモ動画で見る打ち合わせ資料のたたき台
話す順に、資料の骨組みを用意します
デモ動画で見る調べもののまとめ
調べたことを、判断の材料にまとめます
デモ動画で見る広報部
広報部発信の下書きを、先にそろえておく。
SNS、お知らせ、チラシ、ホームページ。後回しになっていた発信を、続けられる形にします。
伝える
提案をつくる時間
伝えたい順に、
資料が組み上がる
広める
SNSで伝える時間
投稿の下書きが、
毎回そろっている
配る
チラシをつくる時間
伝えたいことが、
届く形になる
直す
ホームページを直す時間
直したいところを、
その日に直せる
そのほかにお任せいただけること
お知らせ文・掲示物
休業のご案内、店頭の掲示など
デモ動画で見る患者さん・お客様へのご案内文
定期のご案内、休診・休業のお知らせなど
デモ動画で見る値上げのご案内文
言いにくい話ほど、下書きがあると動けます
デモ動画で見るホームページの文章
伝わる言葉に置き換えます
デモ動画で見るクチコミへの返信文
一件ずつ、丁寧に返せます
デモ動画で見るセミナー・勉強会の資料
話す順に沿って組み立てます
デモ動画で見るお客様への定期のご案内
ニュースレター・DMを続けられる形に
デモ動画で見る展示会・イベントの準備資料
配布物から当日の説明まで
デモ動画で見るお知らせ・ブログの下書き
ホームページの更新を、続けられる形に
デモ動画で見る説明動画・デモ動画づくり
画面の流れとナレーションを、約1分の動画に
デモ動画で見る挿絵・アイコンづくり
サイトや資料の絵を、同じ絵柄でそろえます
デモ動画で見る総務部
総務部書類の下書きを、夜に残しにくくする。
見積書、議事録、日報、台帳。夜に残っていた書類仕事を、下書きから片づけます。
書く
書類をつくる時間
見積書は、
数字を入れるだけ
集める
人を募る時間
求める人物像を話すと、
募集文になる
整える
パソコンを整える時間
不具合も設定も、
その場で片づく
まとめる
話を記録に変える時間
録音を渡すと、議事録と
宿題リストになる
残す
記録を貯める時間
話すだけで、
日報と記録が貯まる
そのほかにお任せいただけること
注文書・発注書
決まった型の書類は毎回つくり直しません
デモ動画で見る数字の集計と表づくり
手作業の転記をなくします
デモ動画で見る行政への提出書類の下書き
様式に沿って文章を整えます
デモ動画で見るお支払いの催促文
角が立たない言い回しを、何通りか出します
デモ動画で見る現場写真から作業報告書
撮った写真を渡すだけで形になります
デモ動画で見る手書きメモの清書と整理
走り書きを、あとから読める形へ
デモ動画で見る在庫・売上データの突き合わせ
別々の表を照らし合わせます
デモ動画で見る現場ごとの写真整理
どの現場のいつの写真か、探せる形に
デモ動画で見る図面・仕様書の要点抜き出し
長い資料から、必要な数字だけ拾います
デモ動画で見る過去の見積を探せる形に
「前はいくらで出したか」がすぐ出ます
デモ動画で見る日報・台帳の整理
ばらばらの記録を、探さなくて済む形に
デモ動画で見る決めたこと・やることの一覧
誰が・いつまでに、まで一覧にします
デモ動画で見るマニュアル室
マニュアル室経営者のやり方を、会社のマニュアルに。
手順書、教える資料、お客様の記録。経営者の頭の中にあるやり方を、会社に残します。
たどる
お客様を思い出す時間
前回の話が、
すぐ手元に出てくる
そのほかにお任せいただけること
社内マニュアル
いまのやり方を聞き取って文書にします
デモ動画で見る社内ルールの文書化
頭の中にある決まりごとを形にします
デモ動画で見る引き継ぎ資料
担当が替わっても止まらないように
デモ動画で見る業務フローの整理
どこで手が止まるかが見えるようになります
デモ動画で見るお問い合わせ内容の分類とFAQ化
同じ質問が来なくなる形へ
デモ動画で見るクレーム・ヒヤリハットの記録
起きたことを分類して、次に生かせる形に
デモ動画で見る社内の質問に答える窓口
同じ質問に、毎回答えなくて済みます
デモ動画で見る新しい人に教える資料
最初に教えることを、順番に形にします
デモ動画で見る会議の記録からマニュアル
話し合って決めたやり方を、手順書に
デモ動画で見る経営企画室
経営企画室判断の材料を、先にそろえておく。
数字、価格、業界の動き、事業計画。判断の材料を先にそろえ、考える時間が戻ります。
見る
数字を見る時間
見て、直して、また見るを
一人で回せる
そのほかにお任せいただけること
アンケート結果の集計と傾向
自由記述もまとめられます
デモ動画で見る業界情報の要約
長い資料を、読む前に要点だけ
デモ動画で見る価格を決めるための材料づくり
原価や他社の状況を並べて比べます
デモ動画で見る新サービスの企画たたき台
ゼロから考える時間を短くします
デモ動画で見る契約書の要点整理
⚠️ 要点の洗い出しまで。法的な判断は専門家へおつなぎします
デモ動画で見る販促・キャンペーンの企画案
何をいつやるか、たたき台から
デモ動画で見るお客様向けの診断ページ
2択の質問と結果の文を、ご相談につながる形で当社の診断を試す時間の診断武将タイプ診断
デモ動画で見る事業計画・目標のたたき台
目標と、そこまでの段取りを下書きに
デモ動画で見る経営の壁打ち
社内では話しにくいことの、考えの整理に
デモ動画で見る仕組みとして整えること
仕事そのものではなく、AIが働くための土台
AIを入れただけでは仕事は変わりません。どこに記録を残すか、何を任せるか、何を入力してはいけないか。そこまで決めて、はじめて戦力になります。
記録を残す・整える
- フォルダと記録の残し方どこに何があるかを決めます。AIが探し回らずに済みます
- 成長ログ決めごとを記録に残します。次から同じ説明をしなくて済みます
- 定期バックアップ元に戻せるよう、控えを自動で残す形にします
自動で動かす
- 自動ルーチン決まった時間に決まった作業が動く形に組みます
- 定型作業のスキル化繰り返す作業を、呼び出すだけの形にします
- モデルの使い分け軽い作業と重い作業で、自動的に振り分けます
- 利用量の節約同じ作業を、より少ない消費で行えるように組み立てます
守る・広げる
- 入れてはいけない情報の検知うっかり入力したときに、その場で確認を挟みます
- 委任の設計任せてよい仕事と、ご自身で判断する仕事を線引きします
- 業務ごとの「係」をつくる経理の係、文章の係というように役割を分けます。ご指示は一言のままです
- お使いのサービスとつなぐ会計ソフト・表計算・チャット・録音機器など。⚠️ つなげるかどうかは提供元によります
- 複数人での設定共有全員で揃える部分と、個別に持つ部分を分けます
- 外出先からの操作事務所にいなくても、スマホから指示を出せます
お読みいただきたいこと
- 契約書・行政書類：要点の整理や下書きまでを行います。法的な判断や可否の確認は行いません。専門家へおつなぎします
- 医療機関のお客様：診療の内容や効果にはかかわりません。ご案内文・お知らせ・記録づくりといった、事務のお手伝いが対象です
- できあがったものは必ずご確認ください。AIがつくるのは下書きです。最後に目を通して直す時間は残ります
- ここに載っていない仕事もご相談ください。まずは1つ、効果の出やすいものから始めるのがおすすめです
