秘書室

お詫び・お断りの文面

お詫びを書く時間

いちばん気を遣う文章こそ、下書きから

デモ動画：納期遅れのお詫びを、事実のメモから下書きする

※画面は再現イメージです。会社名・名前・内容は架空のものです。約1分10秒・音声が流れます（ナレーション：VOICEVOX:玄野武宏）。

納期の遅れやお断りの連絡は、言葉ひとつで受け取られ方が変わります。書いては消してを繰り返すうちに時間がたち、肝心の連絡そのものが、遅れてしまうこともありました。

起きたことをメモにして渡すと、事実・今後の見通し・代わりのご提案の順に整った下書きができます。言い回しの強さは2案から選べるので、人は事実の確認と、補償などの判断に集中できます。

事実をメモにする起きたこと、元の予定、今後の見通し、できることを、人が短くメモにします。

事実だけで下書きするメモにある事実だけで、お詫びやお断りの文面を作ります。事実を膨らませることはしません。

言い回しを選ぶお詫びの言い回しは、強さの違う2案を出します。相手との関係に合わせて、人が選びます。

決めて、送るのは人補償や責任の範囲は書きません。事実を確かめ、何を約束するかを決めて送るのは人です。

導入のときに、お詫びやお断りの連絡で使う言い回しと、文面に書かないこと（補償・値引き・責任の範囲など）を決めておきます。

どこまで任せて、どこで止めるかは、御社の仕事に合わせて一緒に決めます。