秘書室

長い資料・メールの要約

長い資料を読む時間

読む前に、要点だけ先に受け取れる

デモ動画：仕入先からの長いお知らせを、要点とやることに

※画面は再現イメージです。会社名・品番・内容は架空のものです。約1分10秒・音声が流れます（ナレーション：VOICEVOX:玄野武宏）。

仕入先から届く十数ページのお知らせは、読む時間が取れずに後回し。気づいたときには締め切りが近く、どのページに何が書いてあったかを、最初から探し直すこともありました。

資料を渡すと、要点3つと、自社に関係する期限・やることが先に届きます。要点ごとに原文のページが付くので、大事なところだけ原文で確かめられます。分からない点は、先方に確かめる文の案も出てきます。

資料を渡す届いた資料やメールを、そのまま渡して「要点を教えて」と頼みます。

要点と、関係する所を知る要点を3つにまとめ、自社に関係する期限と、やることを抜き出します。

分からない点を確かめる資料に書かれていないことは付け足さず、「記載なし」と知らせます。先方に確かめる文の案も出します。送るのは人です。

原文のページで確かめる要点ごとに、原文の何ページに書いてあるかを添えます。大事なところは、原文を開いて確かめます。

導入のときに、仕入れている商品の一覧や取引の条件など、「自社に関係する所」を見分けるための情報を整えておきます。

どこまで任せて、どこで止めるかは、御社の仕事に合わせて一緒に決めます。